上班技巧 2009
各位期待已久的上班技巧第二集總算完成了。
【請讓我自己拿】
當你呈送一份重要的文件給長官簽字或批示，長官通常都有秘書，如果那是個好秘書，在你把公文放在桌上後，好秘書一定都會說，「抱歉，長官現在不在，但等他回來我會立刻幫你轉達，簽完後就通知你。」像本專員就常說這樣的話，但在真實世界裡，這樣認真又負責的好員工是少見的，因此，無可避免的得打電話發email過去討文件。
「請問早上那份文件簽好了嗎？」你會這樣問。
「還沒耶。」然後你得到這樣的回答。
但可能是幾種情況，一是長官真的還沒簽，二是長官簽了但秘書忘了去拿，三是秘書根本就忘了送進去。
能夠讓你等的不耐煩很有可能是情況二或三，但你要用情況一的口氣去詢問。
「對了，我早上送給長官簽的那份文件，等長官簽好，你通知我一下，我去拿就好，不好意思還要麻煩你。」我會這樣說。
實際上在要文件，但聽起來沒有，而秘書也因為少了一個跑腿工作而變的感覺好些，不會有負擔。
大多時候，收到我電話的秘書反而沒多久會送文件過來，不用本專員親自出動。
如果還是沒有，你就等吧，你還是有收穫，起碼你知道這個秘書白目。
【沒有你，只有我們。】
當你和別人談事情，要提供一些建議時，請用「我們」開頭。
你明明知道就是對方的責任，明明就是對方的工作範圍，但你別這樣說「好，那你把清單做出來，再讓我上傳到電腦裡。」，本專員通常都會說「嗯，所以我們得做出這個清單對吧，沒關係，清單給我，讓我來上傳。」
你輕描淡寫的跳過他本來就應該要做的事，似乎那是件天經地義的事，所以你根本不需用命令的方式再次告訴他，你說了「我們」，但實際上他知道他的工作增加了這項，工作增加沒人會喜歡，所以你要跳過這段，重點要放在「沒關係，清單給我，讓我來上傳。」
這是句廢話，你的工作本來就要自己做，但聽起來你好像幫他做了最後的收尾。
如果對方不客氣的說「幹，上傳本來就是你的工作。」，你也可以用「幹，那清單也本來是你該做的。」回覆他，但這麼直接的對話只適合用在男同事身上，因為雙方會哈哈大笑，女同事則會記恨一輩子。
【請指示。】
你的主管比你資深，薪水比你高，辦公室比你大，過的比你爽，所以你應該好好利用他。
不論是推卸責任或劃清工作界線(<-其實是同一件事)，你都可以用請長官指示的方式詢問。
當你要執行一個命令、做一份文件、向大家收集什麼資料，不論你想幹些什麼，你一定要拿到那支令箭，本專員喜歡白紙黑字的email，這email就是你的令箭。
比方說你要做一份部門內所有人硬碟裡的檔案清單，不是很難的工作，只是很瑣碎又無可避免的要打擾大家的工作，你可以摸摸鼻子發email給大家，然後就會收到一堆人的抱怨和稀稀疏疏傳來的幾個檔案。
你更可以先發email給主管，「依上次會議記錄指示，部門必須提送一份檔案清單給B部門，因此.....，所以....建議由部門同仁執行....，並由我將檔案彙總後呈送長官核閱，請指示。」，差不多是這樣的敘述，這是有技巧的，你不能寫的像是廢話連篇般的把主管剛剛交辦給你的工作白癡的又重複一遍，你要藉由補上切實的執行方案，再次的提出意見，誘使主管對於一個簡單問句做出答覆。
主管只要回覆一個字「好」就夠了，接下來就好好運用那封有著主管姓名和你建議執行步驟的email吧。
【誠實表達自己的感受】
大家都喜歡誠實的人，本專員也是，所以當你表達意見時絕對要發自內心，不要拐彎抹角、不要咬文嚼字。
比方說開會休息時刻，你千萬別抱怨「幹，那傢伙的英文本專員實在聽不懂。」，你應該誠實的說「唉，今天本專員的英文又退步了。」，當你在處理如雪片般飛來的各式詢問時，你千萬別說「碼的，這些小問題本專員已經講過幾百次了都還不會嗎？」，你應該誠實的說「唉呀，真糟糕，新系統竟然沒有考量到使用者智商的問題，有夠爛。」
本專員一向很誠實，所以在公司裡一直是個人見人愛的好員工。
【不要吝嗇自己的肉體】
這不是要你出賣色相，而是要你善於走動。
打分機給別人跟在別人辦公桌前對話，差別是很大的，這我之前有提過，但還是要不厭其煩的再說一次。
面對面講話你可以察覺對方的表情，看看他的辦公桌等等，你有太多資訊可以分析這個人了，這些都是打電話所做不到的，所以打電話時你要很講究你的用字，但面對面時一個自我解嘲的表情可以取代一切。
如同我之前說過的「除非你長個賤樣，否則面對面講上兩句應該不是什麼太大問題。」
但我也遇過那種實在也太不吝嗇自己肉體的長官，有事沒事就跑來辦公室，「嗯，沒事，我只是來看看...」然後問一些無關痛癢的屁事，通常我還是會耐心聽他問完5分鐘的問題，然後告訴他「喔，你問的這件洗錢問題是對面那位致中先生負責的。」，長官看我這麼耐心的聽完又這麼誠懇的回覆，通常也都摸摸鼻子不忍責備我。
【圖文並茂】
電腦一定要裝擷圖軟體，email或電話溝通一定有說不清的地方，附上一張圖是非常有用的。
「請問一下，我剛剛進入會計系統，但是我不知道怎麼存檔耶。」有人問。
「喔，上面有一個小小磁碟片符號的按鈕就是存檔。」你回答。
「上面？那個上面我沒看到？」
「就是最上面有一排工具列，上面有很多按鈕。」
「我的畫面上沒有工具列三個字耶。」
「不是真的顯示工具列三個字，我是說有一排放了很多按鈕的地方。」
「喔，有了，我找到了，不過那一排寫著'開始'兩個中文字。」
「不是啦不是啦，在上面，上面..」你漸漸不耐煩了。
你花了5分鐘讓這個白癡好不容易找到存檔的按鈕，然後你還得教他後續的操作，很痛苦又沒有效益。
你應該在他找不到存檔按鈕的當時就告訴他「你等等，我抓一張系統的圖片給你。」然後速速解決這件事，以避這傢伙又問一堆笨問題把自己弄得很緊張，造成全身僵硬智商降低。
最後實在不行，你就不要吝嗇使用自己的肉體。
【主管的職稱】
不論主管是你的球友、同學、鄰居、青梅竹馬，不論你叫他小張、老張、小胖或是死捲毛，在公事上，你一定要稱呼他的職稱，尤其當有其他人在場時更是如此。
當他在辦公室和人討論事情時，不建議你大刺刺的走進去然後說「ㄟ，捲毛，中午要吃什麼？」，本專員一定會站著敲敲門說「檢事官你在忙，那我等下再來找你。」
你看看，多有禮貌和倫理，甘寧是本專員20年老友，本專員平常都還是對他一樣尊重，更何況你辦公室裡那些平常沒有什麼交情的各級長官呢？切記切記。
【請讓我自己拿】
當你呈送一份重要的文件給長官簽字或批示，長官通常都有秘書，如果那是個好秘書，在你把公文放在桌上後，好秘書一定都會說，「抱歉，長官現在不在，但等他回來我會立刻幫你轉達，簽完後就通知你。」像本專員就常說這樣的話，但在真實世界裡，這樣認真又負責的好員工是少見的，因此，無可避免的得打電話發email過去討文件。
「請問早上那份文件簽好了嗎？」你會這樣問。
「還沒耶。」然後你得到這樣的回答。
但可能是幾種情況，一是長官真的還沒簽，二是長官簽了但秘書忘了去拿，三是秘書根本就忘了送進去。
能夠讓你等的不耐煩很有可能是情況二或三，但你要用情況一的口氣去詢問。
「對了，我早上送給長官簽的那份文件，等長官簽好，你通知我一下，我去拿就好，不好意思還要麻煩你。」我會這樣說。
實際上在要文件，但聽起來沒有，而秘書也因為少了一個跑腿工作而變的感覺好些，不會有負擔。
大多時候，收到我電話的秘書反而沒多久會送文件過來，不用本專員親自出動。
如果還是沒有，你就等吧，你還是有收穫，起碼你知道這個秘書白目。
【沒有你，只有我們。】
當你和別人談事情，要提供一些建議時，請用「我們」開頭。
你明明知道就是對方的責任，明明就是對方的工作範圍，但你別這樣說「好，那你把清單做出來，再讓我上傳到電腦裡。」，本專員通常都會說「嗯，所以我們得做出這個清單對吧，沒關係，清單給我，讓我來上傳。」
你輕描淡寫的跳過他本來就應該要做的事，似乎那是件天經地義的事，所以你根本不需用命令的方式再次告訴他，你說了「我們」，但實際上他知道他的工作增加了這項，工作增加沒人會喜歡，所以你要跳過這段，重點要放在「沒關係，清單給我，讓我來上傳。」
這是句廢話，你的工作本來就要自己做，但聽起來你好像幫他做了最後的收尾。
如果對方不客氣的說「幹，上傳本來就是你的工作。」，你也可以用「幹，那清單也本來是你該做的。」回覆他，但這麼直接的對話只適合用在男同事身上，因為雙方會哈哈大笑，女同事則會記恨一輩子。
【請指示。】
你的主管比你資深，薪水比你高，辦公室比你大，過的比你爽，所以你應該好好利用他。
不論是推卸責任或劃清工作界線(<-其實是同一件事)，你都可以用請長官指示的方式詢問。
當你要執行一個命令、做一份文件、向大家收集什麼資料，不論你想幹些什麼，你一定要拿到那支令箭，本專員喜歡白紙黑字的email，這email就是你的令箭。
比方說你要做一份部門內所有人硬碟裡的檔案清單，不是很難的工作，只是很瑣碎又無可避免的要打擾大家的工作，你可以摸摸鼻子發email給大家，然後就會收到一堆人的抱怨和稀稀疏疏傳來的幾個檔案。
你更可以先發email給主管，「依上次會議記錄指示，部門必須提送一份檔案清單給B部門，因此.....，所以....建議由部門同仁執行....，並由我將檔案彙總後呈送長官核閱，請指示。」，差不多是這樣的敘述，這是有技巧的，你不能寫的像是廢話連篇般的把主管剛剛交辦給你的工作白癡的又重複一遍，你要藉由補上切實的執行方案，再次的提出意見，誘使主管對於一個簡單問句做出答覆。
主管只要回覆一個字「好」就夠了，接下來就好好運用那封有著主管姓名和你建議執行步驟的email吧。
【誠實表達自己的感受】
大家都喜歡誠實的人，本專員也是，所以當你表達意見時絕對要發自內心，不要拐彎抹角、不要咬文嚼字。
比方說開會休息時刻，你千萬別抱怨「幹，那傢伙的英文本專員實在聽不懂。」，你應該誠實的說「唉，今天本專員的英文又退步了。」，當你在處理如雪片般飛來的各式詢問時，你千萬別說「碼的，這些小問題本專員已經講過幾百次了都還不會嗎？」，你應該誠實的說「唉呀，真糟糕，新系統竟然沒有考量到使用者智商的問題，有夠爛。」
本專員一向很誠實，所以在公司裡一直是個人見人愛的好員工。
【不要吝嗇自己的肉體】
這不是要你出賣色相，而是要你善於走動。
打分機給別人跟在別人辦公桌前對話，差別是很大的，這我之前有提過，但還是要不厭其煩的再說一次。
面對面講話你可以察覺對方的表情，看看他的辦公桌等等，你有太多資訊可以分析這個人了，這些都是打電話所做不到的，所以打電話時你要很講究你的用字，但面對面時一個自我解嘲的表情可以取代一切。
如同我之前說過的「除非你長個賤樣，否則面對面講上兩句應該不是什麼太大問題。」
但我也遇過那種實在也太不吝嗇自己肉體的長官，有事沒事就跑來辦公室，「嗯，沒事，我只是來看看...」然後問一些無關痛癢的屁事，通常我還是會耐心聽他問完5分鐘的問題，然後告訴他「喔，你問的這件洗錢問題是對面那位致中先生負責的。」，長官看我這麼耐心的聽完又這麼誠懇的回覆，通常也都摸摸鼻子不忍責備我。
【圖文並茂】
電腦一定要裝擷圖軟體，email或電話溝通一定有說不清的地方，附上一張圖是非常有用的。
「請問一下，我剛剛進入會計系統，但是我不知道怎麼存檔耶。」有人問。
「喔，上面有一個小小磁碟片符號的按鈕就是存檔。」你回答。
「上面？那個上面我沒看到？」
「就是最上面有一排工具列，上面有很多按鈕。」
「我的畫面上沒有工具列三個字耶。」
「不是真的顯示工具列三個字，我是說有一排放了很多按鈕的地方。」
「喔，有了，我找到了，不過那一排寫著'開始'兩個中文字。」
「不是啦不是啦，在上面，上面..」你漸漸不耐煩了。
你花了5分鐘讓這個白癡好不容易找到存檔的按鈕，然後你還得教他後續的操作，很痛苦又沒有效益。
你應該在他找不到存檔按鈕的當時就告訴他「你等等，我抓一張系統的圖片給你。」然後速速解決這件事，以避這傢伙又問一堆笨問題把自己弄得很緊張，造成全身僵硬智商降低。
最後實在不行，你就不要吝嗇使用自己的肉體。
【主管的職稱】
不論主管是你的球友、同學、鄰居、青梅竹馬，不論你叫他小張、老張、小胖或是死捲毛，在公事上，你一定要稱呼他的職稱，尤其當有其他人在場時更是如此。
當他在辦公室和人討論事情時，不建議你大刺刺的走進去然後說「ㄟ，捲毛，中午要吃什麼？」，本專員一定會站著敲敲門說「檢事官你在忙，那我等下再來找你。」
你看看，多有禮貌和倫理，甘寧是本專員20年老友，本專員平常都還是對他一樣尊重，更何況你辦公室裡那些平常沒有什麼交情的各級長官呢？切記切記。
ruffpan 
